Procedimentos Para o Exercício 2011, Ano-Calendário 2010

1. INTRODUÇÃO

Abordaremos neste trabalho os procedimentos para o fechamento do balanço do exercício 2011, ano-calendário 2010, com base nas alterações introduzidas pela Lei nº 11.638/2007 e pela Lei nº 11.941/2009 na Lei nº 6.404/1976, e outras fontes citadas no texto.

2. IMPORTÂNCIA DO PLANO DE CONTAS

Uma boa contabilidade começa com um bom plano de contas. O melhor plano de contas não é o que contém a maior quantidade de contas mas o que é simples dentro do possível, claro em sua composição e objetivo em suas diretrizes.

Para efeito gerencial, é de grande valia desdobrar a contabilidade em áreas para servir de instrumento para análise da evolução dos negócios.

O normal é separar a contabilidade nas seguintes áreas:

a) departamento industrial;

b) departamento comercial;

c) departamento administrativo;

d) departamento financeiro.

O Plano de Contas não deve ser apenas o rol de nomenclaturas a ser utilizado para a localização da conta que deva receber o registro de determinada operação realizada pela empresa, deve também ser o perfeito guia para a adequada apresentação dos saldos contábeis sob a forma do balanço patrimonial.

3. FALTA DE DOCUMENTAÇÃO PARA CONTABILIZAÇÃO

Infelizmente, é comum as empresas não receberem em tempo hábil toda a documentação necessária ao fechamento do balanço, principalmente os documentos que suportam a contabilização de diversas operações bancárias.

Deve-se insistir com as instituições financeiras, a fim de que elas forneçam a documentação relativa a juros, taxas e outras despesas debitadas em conta bancária.

Na ausência da documentação podem-se efetuar as contabilizações, tendo por base os valores constantes dos extratos de movimentação bancária e controles internos que assegurem a origem e a natureza do valor a ser contabilizado, levando-se em conta a sua materialidade.

4. BALANCETE DE VERIFICAÇÃO

O primeiro passo para o fechamento do balanço é o levantamento do balancete de verificação.

O balancete é a ordenação das contas segundo a natureza de seus saldos, de um lado os saldos devedores e de outro os saldos credores.

Os atuais sistemas de contabilidade por processamento eletrônico de dados impedem o levantamento do balancete nos casos em que o somatório dos valores devedores não seja igual ao dos valores credores.

Deve-se identificar as diferenças e efetuar ajustes sempre que não existir igualdade entre a soma dos valores devedores e a dos valores credores do balancete.

4.1 – Diferenças Entre Saldos Devedores e Credores

Para procurar eventuais diferenças entre saldos devedores e credores, pode-se seguir as seguintes pistas:

a) verificar a correta inclusão das contas segundo a natureza do saldo;

b) verificar as somas efetuadas;

c) verificar a inclusão dos lançamentos que movimentam grande número de contas (por exemplo, os lançamentos da folha de pagamento);

d) verificar nos lançamentos se a soma dos valores debitados corresponde à soma dos valores creditados.

5. CONCILIAÇÕES DOS SALDOS CONTÁBEIS

A conciliação consiste, basicamente, na comparação do saldo de uma conta com uma informação externa à contabilidade, de maneira que se possa ter certeza quanto à exatidão do saldo em análise.

As fontes de informações mais usuais para verificação dos registros contábeis são os livros fiscais, os extratos bancários, as posições de financiamentos e carteiras de cobranças, as folhas de pagamento, os controles de caixa, etc.

Nas conciliações das contas do disponível deve-se ter uma atenção especial à contabilização dos valores recebidos ou pagos pelas empresas com a utilização de cheques pré-datados.

6. PROCEDIMENTOS PARA FECHAMENTO DE BALANÇO DAS EMPRESAS APÓS AS ALTERAÇÕES INTRODUZIDAS PELAS LEIS NºS 11.638/2007 E 11.941/2009

Com as alterações introduzidas pela Lei nº 11.638/2007 e os arts. 37 e 38 da Lei nº 11.941/2009 e a Resolução CFC nº 1.159, de 13.02.2009, as empresas terão que efetuar alguns ajustes na contabilidade para efeito da elaboração das demonstrações contábeis do exercício social iniciado a partir de 1º de janeiro de 2008.

As alterações mais relevantes analisaremos nos subitens “6.1 a 6.7” abaixo.

6.1 – Práticas Contábeis a Serem Adotadas a Partir da Lei nº 11.941/2009

Com as alterações introduzidas no art. 178 da Lei nº 6.404/1976 pelo art. 37 da Lei nº 11.941/2009, as empresas terão que adotar a nova classificação das contas de Ativo e Passivo para efeito da elaboração das demonstrações contábeis do ano-calendário encerrado a partir de 31.12.2008.

6.2 – Avaliação Dos Investimentos Pelo Método de Equivalência Patrimonial

A Lei nº 11.638/2007 e a Lei nº 11.941/2009 alteraram o conceito de coligada e o alcance da aplicação do método da equivalência patrimonial dos investimentos em coligadas classificados no ativo permanente. As empresas que possuírem investimentos em sociedades em que a administração tenha influência significativa, ou nas quais participe com 20% (vinte por cento) ou mais do capital votante, ou que façam parte de um mesmo grupo ou estejam sob controle comum, deverão proceder à avaliação desses investimentos pelo método de equivalência patrimonial e reconhecer os resultados.

6.3 – Verificação da Contabilização de Receitas, Custos e Despesas

A empresa deverá apropriar em obediência ao regime de competência todas as receitas, custos e despesas relativas ao período a que se refere o balanço, tais como: juros ativos e passivos, depreciações, amortizações, exaustão, provisões, etc.

6.4 – Mercadorias Não Despachadas

As receitas decorrentes da venda de mercadorias, cujo despacho para o cliente não ocorrer até a data de encerramento do exercício, não devem figurar na apuração dos resultados.

6.5 – Avaliação Dos Estoques

A avaliação dos estoques é um item de fundamental importância para a apuração dos resultados da empresa.

A Legislação Brasileira aceita que a valorização dos estoques seja efetuada pelos seguintes critérios:

a) custo médio de aquisições ou entradas;

b) valor dos bens produzidos ou adquiridos mais recentemente;

c) o preço de venda subtraído da margem de lucro.

As empresas que não possuem sistema de custos integrado com a contabilidade devem avaliar os seus estoques de acordo com as regras estabelecidas na Legislação do Imposto de Renda.

6.6 – Variações Monetárias Ativas e Passivas

As variações monetárias têm a função de reconhecer no resultado as alterações nos valores das obrigações por disposição legal, por regra contratual ou por terem sido contratados em moeda estrangeira.

A conferência de todos os contratos de financiamento, de aplicações financeiras, de dívidas e créditos diversos (especialmente os de natureza tributária) deve ser efetuada em conjunto com a conciliação dos saldos contábeis.

Embora a Legislação Tributária permita o reconhecimento das variações cambiais pelo regime de caixa, este procedimento não está de acordo com os princípios contábeis.

6.7 – Receitas e Despesas Financeiras – Apropriação “Pro Rata”

O Princípio Contábil da Competência exige que se reconheça no resultado todas as receitas e despesas financeiras que são geradas pela simples fluência de tempo, independentemente do efetivo recebimento ou pagamento. Assim, existindo créditos e obrigações sujeitos a encargos financeiros, as receitas e as despesas geradas devem ser apropriadas proporcionalmente ao período transcorrido desde a data da sua contratação ou do último balanço.

7. VERIFICAÇÃO DA ADEQUAÇÃO DOS SALDOS E DA CONSTITUIÇÃO DAS PROVISÕES

Na constituição de provisões deve-se observar os Princípios Contábeis e cercar-se do máximo de elementos que possibilitem a melhor avaliação do fato no momento do lançamento contábil, levando-se em conta, também, as implicações fiscais pertinentes e as alterações introduzidas pela Lei nº 11.638/2007 e a Lei nº 11.941/2009.

7.1 – Provisões de Férias e 13º Salário

As provisões para férias de empregados constituídas devem estar suportadas pelos cálculos efetuados no departamento responsável pela folha de pagamento.

A provisão para o 13º salário, normalmente, não deverá apresentar saldo no balanço de 31 de dezembro, exceto no tocante a complementações devidas a funcionários que percebam salário variável.

7.2 – Provisões Para Contingências Fiscais

Essas provisões não têm a sua dedutibilidade admitida pela Legislação Fiscal, mas, tecnicamente, poderá ser necessária a sua constituição sempre que a empresa possua uma informação razoável sobre a possibilidade de não ter os argumentos que motivaram a contestação de exigências fiscais reconhecidas no processo administrativo ou judicial.

8. TRANSFERÊNCIA DE VALORES REGISTRADOS NO LONGO PRAZO PARA O CIRCULANTE

Os valores registrados pelas empresas no realizável e no exigível a longo prazo deverão ser reclassificados por ocasião do fechamento do balanço.

Os saldos dos valores a receber e a pagar devem ser apresentados de acordo com o seu grau de liquidez. Assim, devem ser transferidos para o circulante os valores a receber e a pagar até 360 (trezentos e sessenta) dias após a data do encerramento do balanço.

9. ENCERRAMENTO DAS CONTAS DE RESULTADO

O encerramento/zeramento das contas de resultado é procedimento obrigatório que possibilita a separação dos resultados apurados em exercícios diferentes.

Após os lançamentos dos valores relativos às provisões e despesas em obediência ao princípio da competência, as contas de resultado (receitas e despesas) são absorvidas (zeradas) por uma conta de apuração, intitulada “Resultado do Exercício”.

A grande maioria dos sistemas contábeis por processamento eletrônico de dados possui esquemas para zeramento automático das contas de resultado.

10. LEVANTAMENTO DA DRE

A Demonstração do Resultado do Exercício tem como objetivo principal apresentar, de forma vertical resumida, o resultado apurado em relação ao conjunto de operações realizadas em determinado período. Nela apura-se a diferença entre as receitas e despesas, a qual poderá demonstrar lucro ou prejuízo.

O saldo apurado na DRE será utilizado para cálculo do IRPJ e CSLL e para cálculo das destinações que serão efetuadas do lucro líquido do exercício.

O saldo final apurado (lucro ou prejuízo) será transferido para a conta “Lucros ou Prejuízos Acumulados no Patrimônio Líquido”.

11. PROVISÃO PARA O IRPJ E CSLL

A provisão para o Imposto de Renda e para a Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido são itens que exigem grande atenção no fechamento do balanço. A velocidade imprimida pelo Fisco nas alterações da Legislação obriga os responsáveis pela elaboração do balanço a um esforço contínuo para manter adequados os registros relativos a essa obrigação fiscal.

Antes do fechamento do balanço devemos apurar extracontabilmente o lucro real e a base de cálculo da CSLL da empresa e registrar a provisão para o Imposto de Renda e a CSLL devidos, tendo como contrapartida o resultado do exercício.

12. CÁLCULO DAS PARTICIPAÇÕES NO RESULTADO

Algumas empresas destinam parte de seus lucros aos empregados, aos administradores, aos detentores de partes beneficiárias. Essas destinações em razão de sua dedutibilidade ou não na determinação do lucro real demandam um laborioso trabalho de cálculo por parte dos responsáveis pela elaboração do balanço.

13. ELABORAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES

A montagem das demonstrações financeiras deve levar em conta a quais usuários elas serão destinadas.

Após o zeramento das contas de resultado, levantamento da DRE, cálculo das provisões para o IRPJ e CSLL e cálculo das participações no lucro líquido, poderá então ser levantado o balanço patrimonial da empresa.

14. TRANSCRIÇÃO NO LIVRO DIÁRIO

As demonstrações financeiras devem ser elaboradas com todos os detalhes obtidos na contabilidade, isto é, o mais analítico possível.

Os lançamentos relativos ao encerramento das contas de resultado, a demonstração do resultado do exercício, balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis elaboradas pelas empresas destinam-se ao uso dos contadores e deverão também ser transcritas no livro Diário.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.

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