Por Sérgio Carlos Malheiros Campanha em 08/02/2011

Abordagem nº. 1

A raiz da questão

Não é de hoje que os profissionais de contabilidade nas empresas, como também aqueles com formação na área que atuam em escritórios de contabilidade, sofrem o martírio de cobrar documentos de sala em sala, de departamento em departamento, ou até mesmo de empresa em empresa. Isto se deve ao fato da pouca importância histórica que as áreas em geral dão aos documentos oficiais gerados entendendo-os como meros papéis rotineiros de comprovação para os contadores; o outro lado de uma moeda que ninguém gosta de colecionar chamada comumente de burocracia.
Há outros fatores que explicam esta verdade, porém todos partem do fato do papel __ documento hábil ou não que venha a expressar oficialmente uma operação qualquer __ ser algo à parte da alçada de quem o gerou, como se ele fosse uma conseqüência indesejada que ninguém quer.
Muitas culturas há sobre sua coleta muito ligada às questões de “lembranças” e muitos cultivam esses hábitos: o papel de uma bala de anis ganhada da namorada no primeiro show de Barry White realizado no Brasil, ou quem sabe, uma antiga foto de uma tia que foi morar na Inglaterra na década de 60 em pleno auge da “Beatlemania”.
Entretanto, e dentre todas as suas culturas, ninguém mais do que os Contadores e Técnicos da área são obrigados a fazê-lo, não por gosto e para arquivo de nossas memórias, mas por obrigação de caráter compulsório como um dos maiores exemplos profissionais do que podemos chamar de “ossos do ofício”. Guardar então documentos é algo de tanta relevância no ambiente contábil, que outrora nossa profissão a nível técnico teve o nome de “Guarda-Livros” para os contadores de segundo grau conforme Decreto nº. 20.158 de 30/06/1931 e Decreto nº. 21.033 de 08/02/1932, alterados pela lei 3.384 no seu artigo 1º na data de 28/04/1958 para “Técnico de Contabilidade” pelo então Presidente da República do Brasil, Sr. Jucelino Kubitschek.

Abordagem nº. 2

O documento sem valor oficial

Tudo poderá ter valor para a Contabilidade e seus registros, especialmente no que tange ao trabalho das auditorias onde, pela própria natureza e característica de verificação, conferência, apontamentos e certificação, o Auditor lança mão de documentos vários de natureza interna criados e/ou comprados pela empresa __ formulários, fichas, quadros, planilhas, relatórios de dados, acompanhamento, conclusão e aprovação __ que normalmente definem as movimentações e ordens internas da empresa para compra de materiais, transferência de produtos acabados ou semi-acabados de local ou setor dentro da fábrica, solicitações interdepartamentais ou entre áreas, convocações para inventários, determinações e aprovações para mudança de métodos na área produtiva ou setores a ela ligados, dentre outros que venham a comprovar a organização e método fabril e administrativo empregados, que indicarão ao profissional as bases e indícios para os problemas tradicionalmente vasculhados relativos à falhas, fraudes e até mesmo furtos.
Já para os Contadores, é necessário que o profissional da área tenha um olho voltado para a empresa e outro para as questões e exigências do Fisco. Não são admissíveis porisso, recibos “a” tomadores ou “de” prestadores de serviços autônomos, por exemplo, sem a devida e completa identificação para lhe conferir idoneidade fiscal como nome completo, designação empresarial __ ME, EPP, outros, CPF, inscrição legal em órgão público de qualquer tipo e endereço completo de localização __ obrigatoriamente “sede local” da prestação de um serviço; anotações em folha de papel para validar gastos e despesas correntes, notas fiscais de compra em nome de outros muitas vezes ligados a empresa, e tickets de compras em geral em super ou hipermercados, são comprovações altamente questionáveis do ponto de vista hábil e formal, haja vista que nos práticos e modernos tickets constam muitas vezes em destaque a expressão “DOCUMENTO SEM VALOR FISCAL”. Por regra, nada disso pode ser contabilizado, muito embora a teoria da tributação pelo Lucro presumido que se dá sobre as receitas totais auferidas pela empresa, e que assim não considera tais contabilizações como suas dedutoras na apuração do lucro, tende a permitir ou autorizar o quê contabilmente nunca devemos fazer.
Tudo isto poderá ter questionamento futuro por parte de fiscalizações e auditorias, órgãos judiciais e em trabalhos periciais que envolvam processos jurídicos de ordem tributária ou trabalhista, onde serão observados com rigor o problema da questão aqui abordada sobre a validade e a aceitabilidade documental.

Abordagem nº. 3

O documento de valor oficial

As notas fiscais de serviços, as notas fiscais de compras em geral, as notas fiscais de imobilizado __em nome da empresa, os recibos idôneos de qualquer natureza, os livros legais, os livros fiscais, O livro Diário, o livro Razão, o livro Lalur e todos os demais, as guias de recolhimento de impostos, contribuições, tributos e taxas federais, estaduais ou municipais, os comprovantes de pagamento para associações sindicais, de segurança e vigilância pública ou privada, policiais, os carnets de parcelamento de tributos efetivados, as faturas de serviços públicos dentre outros, terão aceitação oficial pela sua originalidade e habilidade de modo convencional e por uso geral.
É importante citar que uma xerox simples de qualquer documento acima mencionado, muitas vezes não será aceita, e que sua boa, segura e permanente guarda, é fato de extrema preponderância para que se evite o transtorno e a perda de tempo com a solicitação obrigatória que se fará de uma segunda via para certos eventos futuros.
Documentos que digam respeito exclusivamente a área trabalhista em relação à Folha de pagamento da empresa como cartões de ponto, recibos de vales avulsos a empregados, recibos de empréstimos a colaboradores, recibos de adiantamentos esporádicos e outros, sempre assinados por seus pagadores e/ou empregados, serão contabilizados com a devida validade uma vez comprovado os seus débitos bancários ou suas saídas de caixa de acordo com os fatos efetivamente ocorridos, sendo dispensados os documentos de comprovação de horas e dias pagos / descontados no cálculo e conferência da folha de pagamento. Os profissionais de Recursos Humanos ou do Departamento Pessoal de uma organização, atuam como importantes gerenciadores da guarda documental para este fim, sendo estes da mesma importância legal que tem os documentos fiscais e os próprios livros como o Livro de Registro de Empregados.
A seguir, veja tabela de prazos para a guarda de alguns documentos, obrigações e impostos que devemos priorizar para salvaguardar a integridade histórica e jurídica das empresas, e culturizar nossos clientes para a conscientização de algo que explica, comprova e traduz a vida mercantil das suas próprias empresas: o documento.

TABELA PARA A GUARDA DE DOCUMENTOS

TIPOS
DE
DOCUMENTO PRAZO OBRIGATÓRIO
PARA GUARDA
PELA EMPRESA FUNDAMENTO
OU
AMPARO LEGAL
LIVRO REG. DE INVENTÁRIO 31 ANOS (ÚLTIMO LANÇTO) PARECER 410 – CST/SIPR
LIVRO REG. DE ENTRADAS 5 ANOS (ÚLTIMO LANÇTO) LEI 5172 – ART. 173
LIVRO REG. DE SAÍDAS 10 ANOS (ÚLTIMO LANÇTO) LEI 8212 – ART. 46
LIVRO DIÁRIO PERMANENTE –
LIVRO RAZÃO 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
LIVRO LALUR 10 ANOS (ÚLTIMO LAÇTO) LEI 8212 – ART. 46
NOTA FISCAL DE SAIDA 10 ANOS LEI 8212 – ART. 46
NF. DE FORNECEDOR 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
NF. DE IMOBILIZADO 5 ANOS (APÓS DEPRECIAÇÃO) LEI 5172 – ART. 173
MOVIMENTO CONTÁBIL 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
MOVIMENTO DE CAIXA 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
EXTRATO BANCÁRIO 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
CONCILIAÇÃO BANCÁRIA 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
PIS 10 ANOS LEI 2052/83 – ART. 3 E 10
COFINS 10 ANOS LEI 8212 – ART. 33
ICMS 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
IPI 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
IPTU 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173
CONTAS DE LUZ, ÁGUA, TEL. 5 ANOS LEI 5172 – ART. 173

FONTE:
Relatório intitulado
”PRAZOS OBRIGATÓRIOS DE GUARDA
DE DOCUMENTOS” de Frederico A.
S. Thurler de Mendonça – Ass.
e consultoria jurídica.

AUTOR ARTICULISTA
Sérgio Campanha
Técnico em contabilidade

Fonte: Artigo extraido do site Contabil

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